Många företag måste hålla regelbundna möten för att hålla ordning på verksamheten. Har man flera kontor så räcker det inte med email och telefon för att uppleva att arbetet är sammansvetsat och koordinerat. Internet i alla ära – den mänskliga faktorn kräver fortfarande att vi ses och diskuterar saker på ett personligt sätt. Därför är en konferens en mycket viktig aktivitet som kräver sin egen planering och eftertanke. Det är alltid bra att ha en person eller en grupp som ansvarar för planeringen av konferensen. När man kan samordna allt från datum till teman så blir det enklare att få till ett evenemang där man verkligen hinner med allt på ett bra sätt.
Rätt konferenslokal
För det första så ska man välja rätt konferenslokal. Det kanske finns bra lokaler på det egna företaget och i så fall så kan man ju spara pengar på att hålla möten på det egna kontoret för att sedan gå ut och äta. I vissa fall kanske man bjuder in catering och underhållning till det egna företaget för att spara tid och pengar. När det handlar om ett företag med kontor på många olika platser så kan det här bli en smidig lösning men man ska komma ihåg att den kan leda till viss tristess. Vill man få lite ombyte så är det aldrig en dålig idé att boka in sig på ett konferenshotell.
Man kan välja ett konferenshotell som ligger centralt så att det blir enkelt för alla att komma fram, eller så kanske man hyr ett gemensamt transportmedel för att göra ett verkligt event av det hela. Fördelen med konferenshotell är att de har allting samlat under ett tak och att man inte själv måste ta hand om att möblera om och städa. Det här uppskattar de som alltid blir utnämnda till festfixare och lekledare och som alltid är kvar långt efter det att alla andra har gått hem från konferensen.
Planera möten och aktiviteter
Man måste planera möten och aktiviteter på ett smart sätt. Visst är det viktigt att få mycket gjort men betänk att det kan bli jobbigt att sitta alltför länge även om man engagerar sig i det som diskuteras. Föreläsare bör ta pauser och man behöver bensträckare med jämna mellanrum. Med tanke på detta så ska man inte lägga långa möten direkt inpå varandra. Det är bättre att ta ett möte och sedan följa detta med lunch för att komma tillbaka och återkoppla innan man går vidare i programmet. Idag så kan man få professionell hjälp med upplägget av en konferens. Det här kan vara bra eftersom det är viktigt att alla som är med verkligen hänger med och att ingen sitter och halvsover för att det hela blir för mastigt.
Folk behöver även få röra på sig lite och skratta. Därför ska man blanda möten och föreläsningar med någon form av aktivitet eller underhållning. Ta en promenad i skogen, njut av en spaupplevelse eller gör något annat som passar de som jobbar på företaget. När man tar sig tid till något kul så är chansen större att alla dyker upp till konferensen trots att man vet att det ska diskuteras en hel del tungt. När man har lagt upp en plan så bör man även delge de som ska vara med om denna. Tryck ut ett preliminärt schema som alla får en kopia av.
Mat, dryck och underhållning
Om man väljer ett konferenshotell så finns det mat och dryck på plats. Man kan även få hjälp med servering så att fika står färdigt när man kommer ut från konferenslokalen efter ett långt möte. Underhållning är också viktigt och om man vill skräddarsy denna så ska man diskutera saken med konferenshotellet som eventuellt kan hjälpa till med musiker, komiker, lekledare eller vad man nu hade tänkt sig. En tipsrunda är ofta uppskattad men den här hänger man inte upp utan att först rådgöra med hotellet!
När man sover över så blir det alltid tid till lite underhållning men även vanliga dagskonferenser kan ha någon form av aktivitet inplanerad. När man får leka lite, göra personlighetstest eller bara röra på sig till musik så blir det enklare att fokusera och sedan minns man konferensen på ett mycket positivt sätt. Här kan man återigen dra stor nytta av professionell hjälp som kan arrangera den underhållning som man får behov av.
Ett event som alla kan se fram emot
Det är viktigt att man planerar en konferens som alla kan se fram emot. Det finns mycket att tänka på såsom särskilda behov om mat då allergiker kanske inte kan äta vad som helst och den som håller en viss diet kräver mat som är anpassad till detta. Den som planerar konferensen måste skapa sig en lista med det som ska kollas upp redan innan en konferenslokal, catering och underhållning bokas. Om man till exempel tänkt sig någon form av teaterlek eller karaoke till middagen så måste man inse att alla inte är med på noterna och så ska upplägget vara så att detta inte spelar någon roll. Man kan ju till exempel tävla i lag så att den som inte vill sjunga eller uppträda ensam slipper utan att uteslutas från gruppaktiviteten.
Tänk även på att boka lokaler som har den teknik som krävs. Idag kan man nästan räkna med att moderna konferenslokaler och hotell har fungerande ljud och ljussystem men man ska ändå fråga. Om man till exempel vill visa en film direkt från en laptop så ska detta vara snabbt att ordna och inte något som kräver experthjälp. Lokalerna som man möts i måste också vara anpassade för det antal deltagare som kommer. Alla ska sitta bekvämt och kunna höra det som sägs oavsett om de sitter nära talaren eller inte. Dessutom ska rummet ge en känsla av gemenskap så att ingen drömmer sig bort då det ska diskuteras viktiga frågor för företagets framtid. Söker du ytterligare tips och rekommendationer för hur ni kan utforma en konferens i Stockholm, finns bra information hos stockholmskonferenser.se
En konferens är en fin möjlighet till att stärka företagets laganda och att se till att alla vet vad som är på gång. Därför ska man se till att planera denna på ett klokt sätt så att alla som kommer känner sig delaktiga och intresserade av det som pågår. Vi hoppas att ni får några bra dagar och når dit ni vill under er konferensvistelse!